黄山学院总务处工程档案管理规定
发布时间: 2020-11-18 浏览次数: 29

   为加强工程档案的收集、整理、归档工作,有效保护和利用档案资源,充分发挥基建档案的作用。根据相关档案工作条例,结合实际情况,制订本规定。

第一章  档案文件的组成

第一条  档案文件一般包括立项文件、招标过程文件、开工令或开工通知、工程施工合同或施工协议、工程变更文件、验收报告、审计报告、设计、监理相关文件、图纸等。

第二条  立项文件一般包含校长办公会纪要、党委会纪要、校领导审批的改造项目申报书;招标过程文件一般包含招标公告、中标公告、投标文件、商务标、技术标、价格标、标函标、招标文件审核表等;工程变更文件一般包含工程联系单、预算、工程签证单。

第三条  以上内容为一般工程项目文件的组成,具体内容视工程情况而定。

 

第二章  工程文件归档的质量要求

第四条  凡在项目管理和项目建设活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,均属工程文件。

第五条  归档的工程文件应为原件,必须真实与工程实际相符合;如无原件需备注情况。

第六条  归档文件的内容必须符合相关技术标准、规范和法律法规,相关责任人签字、签章、日期齐全有效。

第七条  归档文件排序按分类、时间顺序整理。

第八条  文字材料的幅面宜为A4规格,采用能长期保存的纸张。采用耐久性强不易褪色的书写材料,如碳素墨水。不采用红色墨水,纯兰墨水,铅笔,圆珠笔,复写纸等。

 

第三章  工程档案移交流程

第九条  工程档案由工程甲方代表移交总务处档案员收集整理归档,并提交学校综合档案室集中统一管理,以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。 

第十条  甲方代表移交工程文件时需列移交清单,核对无误后方可移交(移交清单需项目负责人及接收人签字,一式两份分别保存)。

第十一条  移交工程文件时文件内容有签章不全、日期不全、材料不全、顺序不对等情况,接收人打回,并要求补充工程文件,待工程文件完整后方可再次移交。

第十二条  甲方代表在审计结束后一般一个月内提交所有档案材料。

 

第四章  责任与监督

第十三条  甲方代表对负责的工程项目档案负直接责任,所在科室领导负领导责任,发现问题及时汇报整改。

第十四条  有下列行为之一的,由部门责令限期改正;情节严重的,由部门直接上报学校;构成犯罪的,依法追究刑事责任

(一)未统一管理档案或未按规定形成、收集档案的;

(二)将应当归档的文件材料据为己有,拒绝移交档案部门的;

(三)档案管理不符合档案安全保护要求的;

(四)拒不按照规定移交档案的;

(五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

 

第五章  附则

第十五条  本规定由总务处负责解释。

第十六条  工程档案移交清单详见附件一。

                             总务处

                           2020年11月18日

工程档案移交清单.docx