为加强工程档案的收集、整理、归档工作，有效保护和利用档案资源，充分发挥基建档案的作用。根据相关档案工作条例，结合实际情况，制订本规定。
第一章 档案文件的组成
第一条 档案文件一般包括立项文件、招标过程文件、开工令或开工通知、工程施工合同或施工协议、工程变更文件、验收报告、审计报告、设计、监理相关文件、图纸等。
第二条 立项文件一般包含校长办公会纪要、党委会纪要、校领导审批的改造项目申报书；招标过程文件一般包含招标公告、中标公告、投标文件、商务标、技术标、价格标、标函标、招标文件审核表等；工程变更文件一般包含工程联系单、预算、工程签证单。
第三条 以上内容为一般工程项目文件的组成，具体内容视工程情况而定。
第二章 工程文件归档的质量要求
第四条 凡在项目管理和项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属工程文件。
第五条 归档的工程文件应为原件，必须真实与工程实际相符合；如无原件需备注情况。
第六条 归档文件的内容必须符合相关技术标准、规范和法律法规，相关责任人签字、签章、日期齐全有效。
第七条 归档文件排序按分类、时间顺序整理。
第八条 文字材料的幅面宜为A4规格，采用能长期保存的纸张。采用耐久性强不易褪色的书写材料，如碳素墨水。不采用红色墨水，纯兰墨水，铅笔，圆珠笔，复写纸等。
第三章 工程档案移交流程
第九条 工程档案由工程甲方代表移交总务处档案员收集整理归档，并提交学校综合档案室集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第十条 甲方代表移交工程文件时需列移交清单，核对无误后方可移交（移交清单需项目负责人及接收人签字，一式两份分别保存）。
第十一条 移交工程文件时文件内容有签章不全、日期不全、材料不全、顺序不对等情况，接收人打回，并要求补充工程文件，待工程文件完整后方可再次移交。
第十二条 甲方代表在审计结束后一般一个月内提交所有档案材料。
第四章 责任与监督
第十三条 甲方代表对负责的工程项目档案负直接责任，所在科室领导负领导责任，发现问题及时汇报整改。
第十四条 有下列行为之一的，由部门责令限期改正；情节严重的，由部门直接上报学校；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
（一）未统一管理档案或未按规定形成、收集档案的；
（二）将应当归档的文件材料据为己有，拒绝移交档案部门的；
（三）档案管理不符合档案安全保护要求的；
（四）拒不按照规定移交档案的；
（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。
第五章 附则
第十五条 本规定由总务处负责解释。
第十六条 工程档案移交清单详见附件一。
总务处
2020年11月18日
